PSO - Được sự phân công của Ban Tổ chức, sáng ngày 03/12/2024 (mùng 3/11 năm Giáp Thìn), Đại đức Thích Huệ Phát - Phó trưởng Ban kiêm Chánh Thư ký BTS GHPGVN tỉnh Tiền Giang đã có buổi thuyết trình chuyên đề “Nghiệp vụ Thư ký và Văn phòng” tại khóa Kiết Đông lần 2.
Khóa huân tu Kiết Đông lần thứ 2 (năm 2024) do BTS GHPGVN tỉnh Tiền Giang tổ chức tại chùa Vĩnh Tràng (ấp Mỹ An, xã Mỹ Phong, TP.Mỹ Tho) từ ngày 1 đến ngày 10/11 năm Giáp Thìn, có 115 chư Tôn đức là Thành viên BTS GHPGVN tỉnh, BTS GHPGVN các huyện thị thành trong tỉnh và một số chư Tăng Ni tùng duyên tham dự.
Với chuyên đề này, Đại đức Chánh Thư ký BTS GHPGVN tỉnh đã chia sẻ cho chư hành giả về các phạm trù như: Kiến thức (kiến thức về Phật giáo, Giới luật, Pháp luật, ...); Kỹ năng (giao tiếp, tổ chức sự kiện, giải quyết vấn đề và chuyên môn); Thái độ (tôn trọng, tận tâm và trách nhiệm) của người đảm nhiệm chức vụ Thư ký và Văn phòng BTS Phật giáo các cấp cần được trang bị.
Chức năng (quản lý tài liệu, hỗ trợ hành chánh, giao tiếp); Nhiệm vụ (soạn thảo văn bản, tiếp nhận và xử lý thông tin, quản lý lịch trình); và Quyền hạn (quyền quyết định hành chính, thay mặt lãnh đạo, tiếp cận thông tin) của người làm Thư ký, Văn phòng Giáo hội cũng được Đại đức trình bày rạch ròi để chư Tăng Ni nắm bắt vững vàng và thực hiện.
Người làm công tác Thư ký là người rất quan trọng giúp cho tổ chức và người đứng đầu tổ chức hoàn thành các công tác được giao từ, đó làm cho tổ chức phát triển vững mạnh.
Tùy theo công việc mà người làm Thư ký có tên gọi khác nhau như: Trợ lý hành chính, trợ lý văn phòng hoặc trợ lý cá nhân cho người đứng đầu tổ chức. Dù ở hình thức nào thì người Thư ký hay Văn phòng đều là người giúp việc cho lãnh đạo.
Đại đức Thích Huệ Phát cũng dành thời gian để thông tin lại các Văn bản Quy phạm của Giáo hội (Giáo luật), Văn bản Pháp luật để chư Tăng Ni hiểu rõ khi lấy y cứ làm việc đồng bộ và hiệu quả.
Các Văn bản Quy phạm Giáo hội đang hiện hành gồm có: Hiến chương GHPGVN tu chỉnh lần thứ VII; Quy chế Hoạt động Ban Tăng sự Trung ương GHPGVN nhiệm kỳ IX; Quy chế Hoạt động BTS GHPGVN cấp tỉnh, thành trực thuộc Trung ương nhiệm kỳ IX; Quy chế Hoạt động BTS GHPGVN cấp huyện, thị, thành trực thuộc tỉnh nhiệm kỳ IX; Quy chế Hoạt động Ban Quản trị cơ sở tự viện của GHPGVN nhiệm kỳ 2022 - 2027 và một số loại văn bản khác.
Văn bản Pháp luật liên quan gồm có: Luật Tín ngưỡng, Tôn giáo (2016); Nghị định 162/2017/NĐ-CP quy định một số điều và biện pháp thi hành Luật Tín ngưỡng, Tôn giáo (2017); Luật cư trú, Luật đất đai, ...
Tại buổi thuyết trình, với trách nhiệm được phân công, Đại đức Thích Huệ Phát dành thời gian chia sẻ nhiều về phương pháp “Tư duy một chạm” (one-touch thinhking).
Đặc điểm của tư duy một chạm giúp cho công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm được thời gian và làm giảm những phức tạp về sau. Đây cũng là một nghệ thuật ứng xử của người làm thư ký - văn phòng đối với lãnh đạo và tập thể làm việc.
Cuối buổi thuyết trình, Đại đức chủ giảng cũng dành thời gian để chư tôn đức Tăng Ni đặt câu hỏi thảo luận, nhằm làm sáng tỏ hơn các vấn đề chuyên môn cần thực hiện.
Một số ảnh ghi nhận:
Như Tùng - Trung Thượng
