Điều đầu tiên chúng ta phải xác định tín đồ Phật giáo (Phật tử) phải là người có đức tin sâu vào Tam bảo và tin sâu vào nhân quả. Hiện nay, dịch vụ chăm sóc Phật tử ở các ngôi chùa chưa quan tâm, người phụ trách thiết kỹ năng chuyên môn, chưa làm thoả mãn nhu cầu tâm linh và sự mong đợt của các Phật tử. Chính vì vậy, các chùa, tự viện, trụ trì nên chú ý đến các mô hình chăm sóc Phật tử và quản trị quan hệ với Phật tử trong thời đại kỷ nguyên số:
Mô hình chăm sóc Phật tử trong kỷ nghiên số gồm có: Nhu cầu của dịch vụ chăm sóc Phật tử; Dịch vụ chăm sóc Phật tử; Chất lượng dịch vụ chăm sóc Phật tử; Phương tiện hữu ích trong việc chăm sóc Phật tử; Phương tiện truyền thông chân lý.
Nhu cầu của dịch vụ chăm sóc Phật tử: Sự cạnh tranh giữa các tôn giáo Việt Nam chứng kiến sự cạnh tranh giữa các tôn giáo truyền thống, tôn giáo mới; Dân số Phật tử Nguồn tài sản quý báu, là huyết mạch của Phật giáo/ GHPGVN; Dân số PGVN ngày càng tụt giảm tại Việt Nam và trên toàn cầu; Hệ sinh thái Phật giáo Phải tái thiết tổ chức nhằm xây dựng các mạng lưới và hệ sinh thái của Phật giáo trong việc phụng sự nhân sinh, tốt đời đẹp đạo.
Dịch vụ chăm sóc Phật tử: Dịch vụ Phật tử là những hành vi phục vụ, cống hiến của Tăng đoàn, tự viện và Giáo hội nhằm tạo ra các giá trị sử dụng cho các Phật tử, làm thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của các Phật tử; Thiết lập mục tiêu chăm sóc Phật tử: Dựa trên tính ưu tiên, mục tiêu cụ thể cho bản thân và Tăng đoàn; Nguồn động lực thúc đẩy công việc: Lập danh sách; tìm kiếm Phật tử tiềm năng; Tiếp cận Phật tử; Lịch hẹn; Tổ chức Quy y.
Chất lượng dịch vụ chăm sóc Phật tử: Khái niệm: Là các đặc điểm của dịch vụ Phật giáo, theo đó, các Phật tử cảm thấy thỏa mãn những nhu cầu cụ thể hoặc tiềm ẩn; Tiêu chí thỏa mãn nhu cầu: Chất lượng dịch vụ Phật giáo bằng thỏa mãn tâm lý của các Phật tử sau khi sử dụng dịch vụ. Chất lượng là yếu tố quyết định sự gắn kết của Phật tử đối với Phật giáo và tự viện Phật giáo.
Bảng đánh giá: Những việc cần làm (ToDo list): Cần làm (to do: tự nghĩ ra + được giao => lập kế hoạch), đang làm (doing), đã làm (done); Độ tin cậy: Cấp trên tin cấp dưới. Phật tử tin Tăng đoàn/ chùa/ GH. Khả năng thực hiện các dịch vụ chăm sóc Phật tử tận tình, chính xác, hiệu quả; Kỹ năng đánh giá: Truyền đạt đánh giá mang tính xây dựng, lời khuyên, hướng dẫn tích cực => giúp nhân viên học hỏi và phát triển (tránh chỉ trích, chế giễu, làm nản lòng); Độ đảm bảo: Kiến thức, kỹ năng và sự lịch thiệp của Tăng đoàn và nhân viên đối với Phật tử; Độ phản hồi Sự sẵn lòng giúp đỡ các Phật tử và cung cấp dịch vụ chăm sóc nhanh chóng; Độ thông cảm: Sự quan tâm chung, quan tâm đến các nhóm Phật tử (mạnh thường quân, nhóm phụng sự, nhóm nhân viên).
Phương tiện hữu ích trong việc chăm sóc Phật tử: Cơ sở vật chất: Mô hình Chùa có cảnh quan: Kiến trúc mỹ thuật, phong cảnh đẹp, chất liệu bền vững. Cổng tam quan, Chánh điện, Đại Tạng đường, thiền đường, giảng đường, viện bảo tàng, phòng lưu trú, hệ thống vệ; Trang Thiết bị: Quạt máy, máy lạnh; Ghế ngồi, dụng cụ ngồi thiền; Khay cơm inox 304; Nguồn nhân sự: Thành viên Tăng đoàn: Đầu tư thỏa đáng Đúng số lượng, trình độ, kỹ năng phù hợp, đúng nơi, đúng lúc phát huy tính chuyên môn, tạo năng suất và hiệu quả phục vụ, đóng góp lớn cho Phật giáo; Môi trường làm việc: Kích thích nhân viên sử dụng và phát huy tối đa kỹ năng và lý tưởng; Phật tử: Được trả lương: Chuyên môn, toàn thời gian, cam kết, trách nhiệm Công quả: Bán thời gian; Lý tưởng và chính sách: Thỏa mãn nhu cầu vật chất và tinh thần của nhân viên.
Phương tiện truyền thông chân lý: Phương tiện và công cụ truyền thông Trang WEB Mạng xã hội: Facebook, Youtube, Tiktok; Công cụ: Máy chụp hình, máy quay phim, điện thoại thông minh; Sinh hoạt định kỳ: Hằng tuần; Truyền trực tiếp thường xuyên Truyền thông chân lý qua “Nghi thức tụng niệm”, kinh sách ấn tống và băng đĩa, máy nghe pháp: Yêu cầu thuần Việt, thể văn bốn chữ; Ba giá trị cốt lỏi: Chân lý (dhamma), đạo đức (Vinaya) và thiền định (jhana); Bổ sung nội dung đạo đức, gia đình, xã hội, triết lý, thiền định và pháp tu vào trong các nghi thức tụng niệm.
Quản trị Quan hệ Phật tử trong kỷ nguyên số: Có 5 vấn đề chính: Nhận diện vấn đề; Thành phần Quản trị Phật tử; Quy trình quản trị quan hệ Phật tử; Khái niệm Quản trị quan hệ Phật tử và lợi ích; Yêu cầu quản lý Quan hệ Phật tử.
Nhận diện vấn đề: Các chùa không có danh sách thông tin của Phật tử thất lạc, bỏ sót thông tin Phật tử, mất nhiều thời gian tìm kiếm Phật tử không được chăm sóc, hỏi thăm, tỉ lệ tương tác thấp. Đây là công việc tiếp cận, giao tiếp trụ trì với quần chúng Phật tử tham gia công tác xã an sinh xã hội do chùa tổ chức. Quan hệ mối quan hệ bền vững, chăm sóc và phục vụ các phật tử tại chùa của mình, nhằm thoả mãn đời sống tinh thần mà khi các Phật tử đến chùa nhận được.
Yêu cầu quản lý mối quan hệ Phật tử: Thiết lập mục tiêu phạm vi quản lý của chùa mình trong 1 năm về các hoạt động Phật sự, an sinh xã hội để gắn kết sự đóng góp của các phụng sự viên với chùa. Trụ trì nên có những tờ rơi, tờ bướm giới thiệu về chùa, các sinh hoạt tu học, khoá tu… để khi các Phật tử đến có thể tiếp cận những hoạt động của chùa trong các công tác Phật sự.
Thành phần Quản trị Phật tử: Quản lý nguồn nhân lực Phật giáo (Buddhist Human Resource Management) bị bỏ quên Công cụ quản trị không bắt kịp xu thế thời đại: Thủ công, công nghệ lạc hậu => tự động và online.
Quy trình quản trị quan hệ Phật tử: Công việc tiếp cận và giao tiếp với Phật tử, quản lý thông tin; Phật tử Thiết lập mối quan hệ bền vững, chăm sóc và phục vụ Phật tử tốt hơn: Đối với Trụ trì: Đưa ra tông chỉ phụng sự thích hợp; Đối với Tăng đoàn Phục vụ Phật tử hiệu quả hơn; Đối với Giáo hội Tăng trưởng dân số Phật tử trong nước; Thành phần quản trị Phật tử Viện chủ/ Trụ trì/ Ban Trụ trì/ Ban Quản trị Chùa Bộ phận tri khách Bộ phận chăm sóc Phật tử; Tăng đoàn và phụng sự viên nắm vững công cụ và công nghệ; Lập kế hoạch, định hướng ưu tiên của công việc; tập trung cao Quản trị Phật tử ở đầu vào.
Yêu cầu quản lý Quan hệ Phật tử: Thiết lập mục tiêu và các giá trị cốt lõi của phúc vụ: Mục tiêu định hướng về phía vạch đích; Phác họa các hệ giá trị đóng góp để gắn kết chùa với phụng sự viên; Giúp người tham gia phục vụ cảm thấy họ đang làm việc có giá trị cho đời. Quản lý thời gian: Lập kế hoạch quản lý toàn chương trình (địa nghĩa, thứ tự, ước tính nguồn lực; Đặt deadline để kiểm soát công việc và dự án; Quản trị thời gian đếm ngược => tính ưu tiên, thông minh và sáng tạo. Khen ngợi các đóng góp: Khen thưởng thành quả của cá nhân, nhóm có đóng góp; Từng chặn đường nhỏ, toàn hành trình; Nguồn động lực khích lệ dấn thân; Đừng quên cười, tạo cảm giác vui vẻ
Quy trình quản trị quan hệ Phật tử: Thu thập thông tin Phật tử Thông tin cá nhân, nghề nghiệp, kỹ năng (qua lễ quy y và sự kiện); Xây dựng dữ liệu Phật tử Giúp quản lý tập trung, sử dụng trên toàn hệ thống. Mỗi Phật tử có mã số Phật tử; Phân loại Phật tử Các Phật tử mục tiêu, Các Phật tử phổ thông; Quản lý và sử dụng dữ liệu Phật tử Bằng phần mềm, có nguồn nhân sự thích hợp kịp thời, hiệu quả.
Hiến máu: Ứng dụng quản lý đăng ký hiến máu (đã bàn giao TT hiến máu nhân đạo) gồm 2 phần: phiếu đăng ký hiến máu và trang quản lý; Chức năng: cài đặt khung giờ hiến máu và số lượng tiếp nhận trong mỗi khung giờ, cài đặt số lượng cần tiếp nhận theo nhóm máu, cấp mã QR để check-in khi đến hiến máu.
Quy y: Trang web giới thiệu về quy y tam bảo bao gồm ý nghĩa quy y, chương trình lễ quy y, nghi thức lễ quy y (các bài kinh), vấn đáp về quy y và lịch quy y phiếu đăng ký quy y; Cho phép đăng ký quy y trực tiếp đến chùa (đối với Phật tử ở TP.HCM) và quy y từ xa (đối với Phật tử đang ở ngoài TP.HCM); Cấp mã đăng ký quy y để khi đến chùa nhận phái quy y được nhanh chóng trang quản lý- gửi phái quy y và Kinh sách tặng qua email hoặc gửi qua bưu điện cho các Phật tử quy y từ xa- gửi email tự động để chúc mừng Phật tử quy y: Gửi tin nhắn/email hàng loạt để nhắc tham dự lễ quy y- in phái quy y hàng loạt; Gửi ý nghĩa Pháp danh cho Phật tử theo các ý nghĩa đã được cài đặt sẵn; gửi phái quy y qua bưu điện được kết hợp tự động với Viettelpost; Vận hành tinh gọn: chỉ cần 1 quý thầy để đặt pháp danh và 1 phụng sự viên để in phái quy y, gửi email, nhắn tin…
Ấn tống: Ứng dụng dự toán giá in sách: dự toán giá in sách để thương lượng giá với nhà in; Ứng dụng quản lý kho: quản lý nhập xuất tồn để biết số lượng Kinh sách đang có tại các kho; Phiếu đăng ký thỉnh kinh sách: Cài đặt sẵn số lượng cho phép thỉnh miễn phí: Tặng 1 quyển mỗi loại cho Phật tử; Tặng 10 quyển mỗi loại cho Đạo tràng; Tặng số lượng bất kỳ và miễn phí vận chuyển cho Chùa/Tự viện; Khi người thỉnh chọn nhiều hơn số lượng quy định thì đề nghị gửi lại tiền in sách giá gốc - hiển thị số lượng sách còn trong kho để người thỉnh dễ chọn lựa- kết nối với Viettelpost để hiển thị giá cước vận chuyển- gửi email tự động để xác nhận; Trang quản lý- xác nhận phiếu thỉnh kinh trước khi vận chuyển- gửi email tự động để báo cho người nhận khi đơn hàng đã được chuyển.
Thu chi: ứng dụng quản lý bao gồm các chức năng: Tạo chương trình hoạt động và kinh phí dự kiến; Ghi nhận đóng góp theo mã chương trình - in phiếu công đức; Báo cáo thu hàng ngày, theo tháng, theo khoảng thời gian; Ghi nhận chi phí, báo cáo chi hàng ngày, theo tháng, theo khoảng thời gian
Tín ngưỡng, tôn giáo là nhu cầu tinh thần của một bộ phận nhân dân, đang và sẽ tồn tại cùng dân tộc trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước. Bất kỳ tôn giáo nào cũng phải lấy tôn chỉ dựa trên nên tảng để tồn tại là hội chúng và tín đồ. Việc sinh hoạt tôn giáo là điều kiện bắt buộc để tôn giáo tồn tại. Hội chúng và tín đồ là những cư sĩ Phật tử tại gia. Để phát triển hội chúng, tín đồ đòi hỏi người trụ trì phải có những kỹ năng, phương pháp để quản lý và định hướng theo cách tích cực. Bởi đạo Phật là truyền bá chân lý của đức Phật đến với tất cả mọi người nhằm tạo nên hệ thống những chuẩn mực giá trị đạo đức và có khả năng liên kết những con người chung một niềm tin, cùng thực hành giáo lý của đức Phật để hướng đến cuộc sống an lạc và hạnh phúc.
Hồ Thuỷ
